De monteur is klaar.
De administratie begint pas.
Uw monteur levert een bon in met uren, materiaal, een handtekening en drie foto’s. Daarna zit er iemand op kantoor die dat overneemt in het systeem, achtervolgt wat ontbreekt en uitzoekt of dit onder garantie viel.
U heeft een planningspakket of servicemodule waar de opdracht in staat, en een boekhouding waar de uren en het materiaal uiteindelijk in moeten.
Daartussen zit de werkelijkheid van buiten: een bon die deels is ingevuld, materiaal dat als omschrijving is opgeschreven in plaats van als artikelnummer, een handtekening die ontbreekt, en de vraag of dit bezoek onder het contract viel of gefactureerd mag worden. Dat uitzoekwerk is per bon een paar minuten en per week een dag.
Stap voor stap.
- 01
Leest de werkbon uit, ook wanneer die als foto, PDF of app-export binnenkomt.
- 02
Koppelt de bon aan de juiste opdracht, klant en installatie.
- 03
Zet omschreven materiaal om naar uw eigen artikelnummers en markeert wat niet eenduidig te matchen is.
- 04
Toetst of het bezoek onder garantie, contract of regie valt, op basis van uw eigen afspraken bij die klant.
- 05
Meldt wat ontbreekt: uren zonder omschrijving, ontbrekende handtekening, foto’s die volgens uw eigen norm verplicht zijn.
- 06
Zet de uren, het materiaal en de factuurregel klaar in uw systeem, ter controle.
Werkbonnen die op één plek binnenkomen, digitaal of als foto, en een systeem waarin opdrachten en klanten geregistreerd staan. Handgeschreven bonnen zijn mogelijk, maar de kwaliteit hangt dan af van het handschrift; dat testen wij eerst op uw eigen bonnen.
Wij vervangen uw werkbon-app niet en wij verzinnen geen uren of materiaal. Ontbreekt er iets op de bon, dan komt dat als vraag terug, niet als aanname.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Onze monteurs werken al met een app.
Dan is het nog eenvoudiger. De agent pakt de export uit die app op en doet de controle en de koppeling naar de administratie.
Kan hij ook foto’s beoordelen?
Hij controleert of de vereiste foto’s aanwezig zijn en waar ze bij horen. Een technisch oordeel over wat op de foto staat, laten wij aan uw vakmensen.
Wat levert dit op?
Meestal twee dingen: de facturatie loopt dagen tot weken eerder, en er blijft minder werk onbetaald doordat incomplete bonnen direct worden opgemerkt.