1.Wie zijn wij

FactumAI B.V. is de rechtspersoon achter deze website en onze dienstverlening; FactumAI is de handelsnaam waaronder wij werken.

Adres: Julianastraat 15, 1616 CH Hoogkarspel
KvK-nummer: 42123186
E-mail privacy-vragen: info@factumai.nl
Contactpersoon privacy: Sjaak ter Veld

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die wij voor onze eigen bedrijfsvoering doen (website, klantadministratie, communicatie). Voor verwerkingen die wij uitvoeren in opdracht van onze klanten zijn wij verwerker, en is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke.

2.Welke gegevens wij verwerken en waarom

2.1 Bezoekers van factumai.nl

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen wij minimale informatie om de website te kunnen aanbieden en te verbeteren.

Welke gegevens: Bezochte pagina, verwijzende bron, type apparaat en technische prestatiegegevens, zoals laadtijden. Cloudflare Web Analytics meet basisgebruik en prestaties zonder analyticscookies. Google Analytics 4 gebruikt analytische cookies en meet alleen na je toestemming. Hosting- en beveiligingsdiensten verwerken daarnaast technische verzoekgegevens, waaronder een IP-adres, om de website te leveren en misbruik te beperken.
Waarom: Om te begrijpen welke content nuttig is, welke functies (zoals de AI-scan en de demo) gebruikt worden, en hoe we de website kunnen verbeteren.
Grondslag: Voor het leveren en beveiligen van de website en de beperkte cookieloze basisstatistieken: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Voor Google Analytics: jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die je altijd kunt intrekken via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina.
Bewaartermijn: Geaggregeerde statistieken: 12 maanden. Google Analytics-gegevens: maximaal 14 maanden.
Verwerkers: Cloudflare Web Analytics (cookieloos) en Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, alleen met toestemming). Voor hosting en beveiliging gebruiken wij Cloudflare.

Je cookievoorkeur bewaren we in de lokale opslag van je browser totdat je die wijzigt of de browsergegevens wist. Je kunt analytische cookies weigeren of je toestemming intrekken via ‘Cookievoorkeuren’ onderaan de website. Noodzakelijke functies, zoals het aanvraagformulier, blijven bruikbaar. Voor de afzonderlijke campagnepagina’s gelden de toelichting en de beperkte herkomstmeting in sectie 2.5.

2.2 Contact- en aanmeldformulieren

Als je het contactformulier invult, gebruiken wij je gegevens om op je vraag te reageren. Je schrijft je hiermee niet in voor een nieuwsbrief.

Welke gegevens: Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (indien ingevuld) en inhoud van je bericht.
Waarom: Om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen over je vraag.
Grondslag: Als je zelf een mogelijke overeenkomst met ons wilt aangaan: noodzakelijke stappen op jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG). Bij overige vragen en contact namens een organisatie: ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden en op te volgen (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn: Zolang nodig voor opvolging, maximaal 1 jaar na ontvangst. Daarna verwijderen we je bericht, tenzij het heeft geleid tot een klantrelatie; dan geldt sectie 2.3.
Ontvangers: Resend voor het doorsturen van het formulier en onze mailbox bij Microsoft 365 voor persoonlijke opvolging.

2.3 Klanten en opdrachten

Voor de uitvoering van overeenkomsten verwerken wij gegevens van onze zakelijke klanten en hun contactpersonen.

Welke gegevens: Bedrijfsnaam, namen en functies van contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummers, factuur- en bezoekadres, KvK- en BTW-nummer, financiële gegevens voor facturatie, correspondentie.
Waarom: Om de overeenkomst uit te voeren, offertes te maken, te factureren, te communiceren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting voor fiscale administratie (art. 6 lid 1 sub c AVG).
Bewaartermijn: Financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Overige klantgegevens: duur van de overeenkomst plus 2 jaar.

2.4 AI-scan en het scan-rapport

Met onze gratis AI-scan (de tool op factumai.nl/scan) laat je zien wat AI-agents voor jouw bedrijf kunnen betekenen. Je vult je website in; wij halen alleen openbaar beschikbare informatie van die website op en laten een AI-model die content analyseren. Wij bezoeken geen afgeschermde of ingelogde delen.

Welke gegevens: De website-URL die je opgeeft en (optioneel) je bedrijfsnaam, het IP-adres en apparaattype van de aanvraag (tegen misbruik), en de automatisch gegenereerde analyse. Vraag je het volledige rapport per e-mail aan, dan verwerken wij ook je e-mailadres en je keuze voor de marketing-opt-in (met tijdstip).
Waarom: Om de scan uit te voeren en het rapport te tonen of te versturen. En, alleen als je daarvoor toestemming geeft via het vinkje, om je af en toe te mailen over wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen.
Grondslag: Het uitvoeren van de scan en het versturen van het door jou gevraagde rapport: op jouw verzoek / precontractueel (art. 6 lid 1 sub b AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Het versturen van marketingmails: jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die je op elk moment kunt intrekken.
Bewaartermijn: Scan-gegevens bewaren wij maximaal 24 maanden, of tot je je afmeldt of om verwijdering vraagt. Daarna verwijderen wij ze, tenzij het tot een klantrelatie heeft geleid.
Opslag en verwerkers: Opgeslagen in onze database bij Cloudflare (D1, met EU-jurisdictie). Het rapport en de bevestiging versturen wij via Resend. De analyse gebeurt met een AI-model van Anthropic (Claude). Zie sectie 3.

2.5 Aanvragen via campagnepagina’s en FactumAI Ads

Op onze campagnepagina’s kun je aangeven waar je organisatie tijd wil besparen, welke wensen je hebt en welk projectbudget je overweegt. Je aanvraag komt in onze afgeschermde werkruimte FactumAI Ads. Wij bekijken de aanvraag en nemen persoonlijk contact op om een mogelijk gesprek af te stemmen. Het formulier boekt geen afspraak en schrijft je niet in voor een nieuwsbrief.

Welke gegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, omschrijving van je wensen en je toestemming om contact met je op te nemen. Bedrijfsnaam en indicatief projectbudget zijn optioneel. We bewaren ook het ontvangsttijdstip, het soort apparaat (mobiel, tablet of computer, afgeleid van je browser; de browsergegevens zelf bewaren we niet), de provincie waaruit je de aanvraag verstuurt (afgeleid van je internetverbinding; je IP-adres bewaren we daarbij niet), de bezochte campagnepagina en paginaversie, de bijbehorende campagne en de opvolgstatus, bijvoorbeeld benaderd, gesprek gepland of klant.
Herkomst: Als de paginalink campagnelabels bevat, bewaren we bij je inzending de bron, het kanaal, de campagne en de advertentievariant (utm_source, utm_medium, utm_campaign en utm_content), en de klik-ID die Google of Meta zelf aan de link toevoegde (gclid, gbraid, wbraid of fbclid) met het moment van de klik. Zo beoordelen we welke campagnelabels bij aanvragen en geregistreerde vervolgstappen horen.
Waarom: Om je aanvraag te begrijpen, contact op te nemen, een passend gesprek voor te bereiden en de opvolging bij te houden. De herkomst en opvolgstatus gebruiken we ook om te beoordelen welke eigen campagnes relevante aanvragen opleveren.
Grondslag: Voor noodzakelijke stappen naar een overeenkomst met jou: jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor zakelijke contactpersonen, opvolging en beperkte interne campagnemeting: ons gerechtvaardigd belang om aanvragen te behandelen en onze acquisitie te evalueren (art. 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang bezwaar maken.
Bewaartermijn: De aanvraag, bijbehorende campagnelabels en opvolggegevens bewaren we zolang nodig voor opvolging, maximaal 1 jaar na ontvangst. Bij een klantrelatie geldt sectie 2.3.
Opslag en ontvangers: Cloudflare levert de website en stuurt het formulier door naar ons platform, eveneens bij Cloudflare. Aanvragen staan in een Cloudflare D1-database met EU-jurisdictie. Dit betekent niet dat alle netwerk-, beveiligings- of ondersteuningsverwerking uitsluitend in de EU plaatsvindt; zie sectie 4.
Verplichte gegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, wensen en het vinkje voor contact zijn nodig om dit formulier te versturen en de aanvraag te kunnen behandelen. De overige velden zijn vrijwillig. Je kunt ons ook rechtstreeks mailen of bellen.

Om spam en dubbele inzendingen tegen te gaan verwerken we een formuliertoken en tijdelijk een van het IP-adres afgeleide beveiligingscode. Het leesbare IP-adres wordt niet aan de aanvraag in FactumAI Ads toegevoegd. Verouderde beveiligingstellers worden dagelijks opgeruimd; een ongebruikte teller blijft daardoor ongeveer 24 tot 48 uur staan. Hostingdiensten kunnen daarnaast technische verzoekgegevens verwerken.

De campagnepagina’s plaatsen geen analytische of advertentiecookies en laden geen Meta Pixel of Google-tag. Wel meet een klein script van de pagina zelf, zonder cookies, hoe ver een bezoek komt: hoe ver er wordt gescrold, welke onderdelen in beeld komen, of het formulier wordt begonnen, bij welk veld iemand stopt, of het is verstuurd en hoe snel de pagina laadde. Wat je invult, je IP-adres en je browsergegevens worden daarbij niet opgeslagen; een bezoek krijgt alleen een willekeurig nummer. We gebruiken dit om de pagina’s te verbeteren (gerechtvaardigd belang) en verwijderen deze metingen na 180 dagen. Campagnelabels worden pas bij een formulierinzending aan de aanvraag gekoppeld. We synchroniseren aanvragen niet automatisch met ons CRM.

Kwam je via een advertentie van Google of Meta, dan melden we dat platform dat die klik tot een aanvraag, een goede aanvraag of een klant leidde (bij een klant met de afgesproken waarde). We sturen daarbij alleen de klik-ID die het platform zelf aan de link toevoegde en het tijdstip, en aan Meta ook een versleuteld (gehasht) aanvraagnummer. Nooit je naam, e-mailadres, telefoonnummer of wensen. Zo leren de advertentieplatforms welke advertenties echte aanvragen opleveren. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om onze advertenties te meten en te verbeteren (art. 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt daartegen bezwaar maken; dan melden we jouw aanvraag niet.

Een aanvraagformulier verstuur je pas als je aanvinkt dat we contact met je mogen opnemen over je aanvraag: telefonisch, via WhatsApp en per e-mail. Zonder dat vinkje wordt het formulier niet verstuurd en bewaren we niets. Heb je een mobiel nummer ingevuld, dan sturen we je via de WhatsApp Business-dienst van Meta direct één bericht met je voornaam. Meta verwerkt daarvoor je telefoonnummer en het bericht. Grondslag is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG); die kun je altijd intrekken door het ons te laten weten, ook gewoon in WhatsApp. Wil je liever op één manier benaderd worden, laat het ons weten.

Voor het schrijven van advertentie- en paginateksten gebruiken wij Anthropic. Daarbij krijgt het model de geselecteerde teksten, onze campagnebrief en schrijfinstructies. De aanvraaggegevens worden hiervoor niet automatisch opgehaald of meegestuurd. We beoordelen aanvragen in FactumAI Ads zelf; het platform laat AI niet automatisch beslissen of je een gesprek krijgt.

2.6 AI-chat en terugbelverzoeken

Gebruik je de AI-chat op onze website, dan verwerken wij je vraag met een AI-systeem. De chat is vrijwillig: je kunt ons ook rechtstreeks mailen of bellen. Deel geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen, medische gegevens of vertrouwelijke gegevens van andere personen in de chat of vrije tekstvelden.

Welke gegevens: Je berichten en de antwoorden, een sessiecode, de pagina waarop het gesprek begint, een verwijzende bron, een hash van browsergegevens en technische gebruiksgegevens. Contact- en bedrijfsgegevens die je zelf noemt kunnen worden opgenomen in onze relatieadministratie.
Waarom: Om je vraag te beantwoorden, de context van het gesprek te onthouden en je interesse persoonlijk op te volgen. De AI maakt ook een samenvatting en een inschatting van de passende vervolgstap op basis van wat je vertelt, zoals processen, wensen en organisatie.
AI-ondersteunde kwalificatie: Een automatische inschatting helpt ons gesprekken te ordenen. Ook zonder apart terugbelverzoek kunnen genoemde contactgegevens en de samenvatting in onze eigen CRM-omgeving worden opgeslagen. Deze inschatting bepaalt niet zelfstandig of je een overeenkomst of dienstverlening krijgt. Je kunt vragen om menselijke beoordeling en bezwaar maken tegen deze kwalificatie.
Grondslag: Ons gerechtvaardigd belang om vrijwillig gestelde zakelijke vragen te beantwoorden, relevante interesse te herkennen en gesprekken op te volgen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Voor een afzonderlijk terugbelverzoek vragen wij je toestemming voor contact over dat gesprek (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt die intrekken via info@factumai.nl.
Terugbelverzoek: Bij een terugbelverzoek bewaren we je ingevulde naam, e-mailadres, telefoonnummer en aanleiding, plus de tekst, versie en het tijdstip van je toestemming. Resend verstuurt een interne melding zodat wij je verzoek kunnen opvolgen.
Bewaartermijn: De chatgesprekken en berichten hebben een bewaartermijn van 90 dagen na aanmaak. Technische agentgebeurtenissen hebben standaard een bewaartermijn van 180 dagen. Een afzonderlijk vastgelegde aanvraag, samenvatting of terugbelverzoek in onze relatieadministratie valt onder de termijn van maximaal 1 jaar uit sectie 2.2, of bij een klantrelatie onder sectie 2.3.
Ontvangers: Anthropic verwerkt de gesprekstekst voor antwoorden, samenvattingen en kwalificatie. Cloudflare verzorgt de website en de opslag van gesprekken en onze relatieadministratie; Resend en Microsoft 365 de e-mailopvolging.

De chat bewaart een sessiecode en widgetvoorkeuren in de sessieopslag van je browser. Die opslag is bedoeld om hetzelfde gesprek tijdens je bezoek te kunnen voortzetten en verdwijnt normaal als je het tabblad sluit. Dit staat los van de bewaartermijn van het gesprek op onze server.

2.7 Een afspraak plannen

Als je via de kalender een gesprek boekt, verwerken we je naam, e-mailadres, gekozen tijdstip, tijdzone en eventuele extra gegevens die je zelf invult. Wij gebruiken Cal.com voor de boekingskalender en onze gekoppelde Microsoft-agenda voor de afspraak en eventuele Teams-uitnodiging. De kalenderdienst verwerkt ook technische verbindingsgegevens om de kalender te tonen. De gekozen afspraak en correspondentie gebruiken we voor de voorbereiding en uitvoering van jouw gesprek.

De grondslag is het nemen van noodzakelijke stappen op jouw verzoek naar een overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van een zakelijke afspraak namens een organisatie. Voor de afspraakgegevens geldt de bewaartermijn van maximaal 1 jaar voor aanvragen, tenzij een klantrelatie ontstaat. Een afspraak boeken is geen toestemming voor een nieuwsbrief of advertentietracking.

3.Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens met dienstverleners voor de hieronder beschreven werkzaamheden. Dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken mogen dat alleen voor hun opdracht en volgens onze instructies doen. Verwerkersafspraken regelen onder meer het gebruik, de beveiliging en de vertrouwelijkheid van die gegevens.

Onze huidige verwerkers:

·SnelStart, boekhouding (Nederland)
·Microsoft 365, e-mail, documenten, agenda en Teams-afspraken (EU/VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Apple iCloud, back-up en synchronisatie (EU/VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Cloudflare, hosting en beveiliging van deze website en van FactumAI Ads, doorsturen van campagneformulieren, cookieloze website-statistieken, en de database voor scan-gegevens, AI-chatgesprekken, aanvragen en onze eigen relatieadministratie. De D1-databases en R2-opslag hebben EU-jurisdictie; netwerk- en ondersteuningsverwerking kunnen ook buiten de EER plaatsvinden.
·Google, website-statistieken via Google Analytics 4, uitsluitend met toestemming (Google Ireland Limited; doorgifte naar de VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Resend, verzending van e-mails zoals het scan-rapport en bevestigingen (VS, met Standard Contractual Clauses)
·Anthropic, AI-scan, antwoorden en kwalificatie van chatgesprekken, en het schrijven van onze eigen advertentie- en paginateksten (VS, met Standard Contractual Clauses)
·Google (Google Ads), meting van advertentieresultaten via de klik-ID, zonder naam of contactgegevens (Google Ireland Limited; doorgifte naar de VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Meta (advertenties), meting van advertentieresultaten via de klik-ID en een gehasht aanvraagnummer, zonder naam of contactgegevens (Meta Platforms Ireland Limited; doorgifte naar de VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Meta (WhatsApp Business-dienst), een WhatsApp-bericht over je aanvraag, op basis van je toestemming in het formulier (Meta Platforms Ireland Limited; doorgifte naar de VS onder EU-US Data Privacy Framework)
·Cal.com, boekingskalender en afspraakgegevens, met verwerking via internationale infrastructuur en de waarborgen uit de verwerkersvoorwaarden.

Voor de diensten die wij voor onze klanten uitvoeren kan een aparte set sub-verwerkers van toepassing zijn. Zie daarvoor onze sub-verwerkerspagina voor klantopdrachten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Een aanvraag of chat is geen inschrijving voor een nieuwsbrief. Voor marketingmails waarvoor toestemming nodig is vragen wij die afzonderlijk. Beperkte interne meting van campagneherkomst staat in sectie 2.5.

4.Doorgifte naar landen buiten de EER

Enkele van onze verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte steunen wij op het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit Europese Commissie van 10 juli 2023) voor gecertificeerde ontvangers binnen de toepasselijke dekking, en op Standard Contractual Clauses (Europese modelcontractbepalingen) waar nodig. Een Europese opslaglocatie sluit verwerking vanuit een ander land door bijvoorbeeld netwerkdiensten of ondersteuning niet uit.

Cloudflare beschrijft de afspraken over internationale doorgifte in zijn Data Processing Addendum. Cal.com beschrijft zijn verwerkingen en doorgiftewaarborgen in zijn privacy-informatie. Je kunt via info@factumai.nl informatie of een kopie van de voor jouw gegevens toepasselijke waarborgen opvragen.

Voor klantopdrachten waarbij wij AI-modellen uit de VS inzetten voeren wij een Transfer Impact Assessment uit die beschrijft welke aanvullende waarborgen wij toepassen. Deze is intern beschikbaar en kan op verzoek worden gedeeld.

5.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

·Versleutelde verbindingen voor onze website, formulieren en beheeromgeving
·Afgeschermde beheeromgevingen en beveiligde sessies
·Principe van least privilege: alleen wie moet, heeft toegang
·Technische logging en monitoring
·Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen

6.Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten, voor zover ze op de verwerking van toepassing zijn. Wij reageren uiterlijk binnen één maand op je verzoek. Als de wet bij een complex verzoek verlenging toestaat, informeren we je daar binnen die eerste maand over, met de reden.

·Recht op inzage: weten welke gegevens wij van je verwerken.
·Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
·Recht op wissing: gegevens laten verwijderen indien dat wettelijk kan.
·Recht op beperking: gebruik van je gegevens tijdelijk stoppen.
·Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang.
·Recht op dataportabiliteit: gegevens die je verstrekte in een bruikbaar formaat ontvangen, waar de wettelijke voorwaarden gelden.
·Recht op intrekken van toestemming: daar waar wij op toestemming steunen. Dit verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór je intrekking.

Een verzoek dien je in via info@factumai.nl. Bij twijfel over je identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen die nodig is om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs mee.

Niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7.Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of verwerkers veranderen. De datum bovenaan deze pagina geeft de laatste wijziging aan. Materiële wijzigingen kondigen wij vooraf aan via onze website of per e-mail aan bestaande klanten.

Versie 1.9, 17 oktober 2026

Privacyverklaring.