Het antwoord staat in een document.
De vraag is in welk.
De kennis van uw bedrijf staat in duizenden documenten die niemand meer kan overzien, en in het hoofd van twee mensen die altijd gebeld worden. Beide zijn een risico, en het tweede vertrekt op enig moment.
Uw documenten staan in SharePoint, op een netwerkschijf of in een documentsysteem. De zoekfunctie vindt bestandsnamen en soms tekst.
Zoeken op woorden werkt alleen als u het woord kent dat er staat. Uw monteur zoekt op wat hij bij de klant ziet, niet op de typeaanduiding uit de handleiding. Uw verkoper wil weten wat wij drie jaar geleden bij een vergelijkbaar project hebben afgesproken, en dat staat in een offerte waarvan hij de naam niet weet. Dus belt hij de collega die het toevallig weet.
Stap voor stap.
- 01
Ontsluit de documentverzamelingen die u aanwijst: handleidingen, procedures, offertes, contracten, technische specificaties.
- 02
Beantwoordt vragen in gewone taal, met de passage en het document erbij waar het antwoord vandaan komt.
- 03
Zegt het expliciet wanneer het antwoord niet in de documenten staat, in plaats van iets aannemelijks te formuleren.
- 04
Respecteert de rechten die al op de mappen staan: wie een document niet mag zien, krijgt er ook geen antwoord uit.
- 05
Meldt tegenstrijdigheden tussen documenten, bijvoorbeeld twee versies van dezelfde procedure.
- 06
Houdt bij welke vragen vaak gesteld worden, zodat u ziet waar uw documentatie tekortschiet.
Documenten op een plek waar een koppeling bij kan, zoals SharePoint, Google Drive of een netwerkschijf, en iemand die kan aangeven welke versie leidend is. Een map met vijf versies van dezelfde procedure levert vijf antwoorden op; dat opruimen hoort bij het project.
Wij laten de agent geen antwoord verzinnen als het document ontbreekt, en wij zetten dit niet open voor uw klanten. Dit is een instrument voor uw eigen mensen.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Is dit een chatbot?
Het is een zoekfunctie die antwoord geeft in plaats van een lijst met bestanden, met de bron erbij. Wie de bron niet kan zien, krijgt geen antwoord.
Gaan onze documenten naar een AI-leverancier?
Uw documenten blijven in uw eigen omgeving en er wordt niet mee getraind. Wat er precies verwerkt wordt en waar, leggen wij vast in de verwerkersovereenkomst.
Wat als documenten verouderd zijn?
Dan is dat het eerste wat u ziet, en dat is nuttig. De agent geeft de datum en de vindplaats mee bij elk antwoord.