AI-audit · Bij u op locatie
We kijken samen met uw medewerkers hoe het werk werkelijk loopt. U krijgt een helder rapport: waar tijd verloren gaat, wat AI kan verbeteren en welke besparing u mag verwachten.
Van uw hele organisatie tot één afgebakend proces.
Deze ronde: kosteloze audit van 3 processen voor 3 bedrijvenZo gaat het nu.
Wat kost het nu?
Wat kan er beter?
01 / InzichtWaar uw mensen tijd aan kwijt zijn.
02 / OnderbouwingWat AI kan doen en opleveren.
03 / RichtingWelk proces u als eerste aanpakt.
Hoe breed kijken we?
Een aanvraag langs drie collega’s. Gegevens die opnieuw worden ingevoerd. Een offerte die op informatie wacht. We bepalen samen waar we beginnen en hoe ver we het werk volgen.
Breed onderzoeken
We bekijken de processen binnen uw organisatie en de verbindingen tussen afdelingen. Zo ontdekt u waar de meeste tijd verloren gaat en welke verbeteringen voorrang verdienen.
Past als u nog niet weet waar u wilt beginnen.Gericht uitdiepen
We volgen één proces of keten van begin tot eind. Bijvoorbeeld van offerteaanvraag tot order, of van klantvraag tot antwoord. Ook als het werk meerdere afdelingen en systemen raakt.
Past als u al weet waar het steeds vastloopt.Vooraf helder: welke processen, welke mensen, welke vragen en welk resultaat.
Van werkvloer naar inzicht
Uw medewerkers weten waar het schuurt. We brengen hun ervaring samen met procesflows, tijdmetingen en een overzicht van uw systemen.
Bekijk wat u ontvangtHet werk op tafel.
De mensen erbij.
We luisteren naar uw mensen en kijken mee op de werkvloer. Waar gaat veel tijd in zitten? Wat blijft liggen? Samen bepalen we wat de audit moet beantwoorden en welke afdelingen of processen we onderzoeken.
In een brownpapersessie zetten we met uw team alle stappen op een grote wand. Van de eerste aanvraag tot de laatste handeling. In groepsgesprekken bespreken we overdrachten, uitzonderingen en werk dat telkens opnieuw moet.
We meten hoe lang handelingen duren en hoe vaak ze voorkomen. Wachttijd houden we apart. We brengen systemen en gegevensstromen in kaart: waar wordt informatie gezocht, overgetypt of dubbel gecontroleerd?
We bespreken de bevindingen met u. Per proces ziet u de huidige tijdsbesteding, waar het vastloopt, welke inzet van AI past en wat de verwachte besparing is. We leggen uit wat ervoor nodig is en welke kans als eerste de moeite waard is.
Dit ligt er straks op tafel
U moet kunnen volgen waarom een verbetering de moeite waard is. Daarom bevat het auditrapport zowel de bevindingen als de rekensom en de voorwaarden om ermee aan de slag te gaan.
Proces 01
120 orders per week · tijd van uw medewerkers
Minder handwerk.
Meer tijd voor het werk dat blijft.
Alle tijden zijn aannames over actieve werktijd. De tijd na inzet van AI is inclusief controle en een gemiddelde voor uitzonderingen. Wachttijd en de verwerkingstijd van AI staan hier los van. Vrijgekomen uren zijn geen automatische kostenbesparing; in uw audit rekenen we met uw eigen gegevens.
In uw auditrapport
Procesflows met stappen, mensen, overdrachten en systemen. Inclusief de uitzonderingen die het werk ingewikkeld maken.
Hoeveel tijd het werk nu vraagt en waar dubbel werk, zoekwerk, fouten en vertraging ontstaan.
Per kans: welke taak AI kan ondersteunen, welke gegevens en koppelingen nodig zijn en waar uw mensen blijven controleren.
Verwachte tijdwinst met aantallen, tijden en aannames erbij. We maken zichtbaar wat gemeten is en wat nog moet worden getoetst.
Een afweging van verwachte opbrengst, haalbaarheid en benodigde inspanning. Zo kiest u welk proces u als eerste aanpakt.
Van inzicht naar een keuze
Na de audit weet u welke kansen de moeite waard zijn en wat ervoor nodig is. Samen bepalen we de logische vervolgstap.
Dan werken we één afgebakende oplossing uit, met duidelijke taken, koppelingen en menselijke controle. De bouw krijgt een eigen voorstel.
Zo bouwen weDan maakt het rapport duidelijk wat nodig is. Betere gegevens, een werkafspraak of een eenvoudige koppeling kan de juiste eerste stap zijn.
Ook dat is een bruikbare uitkomst.Praktische vragen
Nee. Juist als er meerdere mogelijke verbeteringen zijn, helpt de audit om te kiezen. We kunnen breed naar uw organisatie kijken of beginnen bij één proces waar u nu al tegenaan loopt. In het eerste gesprek bepalen we welke vragen u beantwoord wilt hebben.
Dat hangt af van het aantal processen, de betrokken afdelingen en de informatie die beschikbaar is. Na het afbakenen van het onderzoek maken we een voorstel met de werkzaamheden, planning en prijs. U weet dus vooraf wat we onderzoeken en wat u ontvangt.
We betrekken vooral de mensen die het werk dagelijks doen en de uitzonderingen kennen. Vooraf spreken we af wie nodig is, welke sessies we plannen en welke gegevens we verzamelen. Bestaande procesbeschrijvingen helpen, maar zijn geen voorwaarde: we brengen het werk samen in kaart.
De besparing is een onderbouwde inschatting. In het rapport staan de gemeten tijden en aantallen, de aannames en het werk dat mensen blijven doen, zoals controle en uitzonderingen. Vrijgekomen uren betekenen niet automatisch lagere loonkosten. Bij een eventuele bouw toetsen we de verwachte tijdwinst aan de praktijk.
De audit levert het onderzoek, het rapport en een advies voor de vervolgstap op. De bouw is een aparte stap. Kiest u daarvoor, dan bakenen we één proces af: wat de oplossing moet doen, welke systemen worden gekoppeld en wanneer uw mensen goedkeuren.
Dan staat dat in het advies. Soms helpt een heldere werkafspraak, een betere gegevensbron of een eenvoudige koppeling meer. Het doel is minder onnodig werk. We onderbouwen welke aanpak daarbij past.
De eerste stap is een gesprek
Vertel waar uw mensen tijd aan kwijt zijn. We denken mee over de vragen die de audit voor uw organisatie moet beantwoorden.
Bespreek uw AI-audit Liever mailen? info@factumai.nl