De uren zijn geschreven.
De factuur staat er over drie weken.
Bij dienstverleners en installateurs zit de grootste financiële lekkage niet in de tarieven. Hij zit in werk dat wel is gedaan en nooit is gefactureerd, omdat de factuurronde altijd achter de feiten aanloopt.
Uw urenpakket registreert wie wanneer op welk project heeft geschreven. Uw boekhouding kan van een urenregel een factuurregel maken.
Tussen die twee zit een beoordeling. Valt dit binnen de vaste prijs of is het meerwerk? Is dit uur declarabel bij deze klant of hebben we het weggegeven? Staat het materiaal van de werkbon er al bij? Klopt het met wat in de offerte is afgesproken? Dat is per project een paar minuten, en bij vijftig lopende projecten is dat de reden dat de factuurronde uitloopt.
Stap voor stap.
- 01
Verzamelt per project alle geschreven uren, gebruikte materialen en gemaakte kosten uit de betrokken systemen.
- 02
Legt ze naast de afspraak uit de offerte of het contract: vaste prijs, regie, staffel, afgesproken tarieven.
- 03
Signaleert het meerwerk dat buiten de opdracht valt, met de urenregels als onderbouwing.
- 04
Meldt uren die al lang geschreven zijn en nog nergens op een factuur staan.
- 05
Zet per project de concept-factuur klaar in uw boekhouding, met de specificatie die deze klant gewend is.
- 06
Uw projectleider loopt de gemarkeerde posten na en geeft de ronde vrij.
Urenregistratie die daadwerkelijk wordt bijgehouden, op projectniveau, en een koppeling naar uw boekhouding. Als uren pas aan het eind van de maand uit het hoofd worden ingevuld, lost een agent dat niet op. Dat is een proces, geen software.
Wij versturen geen facturen automatisch naar uw klanten en wij beslissen niet zelf wat meerwerk is. Dat is een gesprek met uw klant, geen regel in een systeem.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Onze mensen schrijven onvolledig.
Dan ziet u dat terug: de agent meldt projecten waar uren ontbreken ten opzichte van de planning of de werkbonnen. Het dwingt niets af, het maakt het zichtbaar.
Werkt dit met vaste prijzen én regie?
Ja, mits per project vastligt welke afspraak geldt. Juist de mengvorm, vaste prijs met meerwerk, is waar het meeste blijft liggen.
Welke pakketten koppelen?
Dat hangt af van wat u gebruikt. In het eerste gesprek checken wij de koppelmogelijkheden voordat er iets wordt toegezegd.