Scannen kan uw pakket al.
Controleren is het werk.
Een factuur inlezen is al jaren opgelost. De vraag die erna komt, is niet opgelost: klopt deze factuur met wat wij besteld hebben en met wat er werkelijk binnen is gekomen?
Uw boekhoudpakket of scanoplossing haalt bedrag, datum en leverancier van de factuur en zet hem klaar in de boekingslijst.
Het pakket weet niet of de prijs op de factuur dezelfde is als die op uw inkooporder, of de aantallen kloppen met de ontvangstbon, of deze factuur misschien al eerder is binnengekomen onder een ander nummer. Dat controleert nu iemand handmatig, of niemand.
Stap voor stap.
- 01
Haalt de factuurregels uit de PDF, niet alleen de kop met het totaalbedrag.
- 02
Legt de factuur naast de inkooporder en de geboekte ontvangst en meldt de verschillen per regel.
- 03
Herkent dubbele facturen, ook wanneer het factuurnummer of de opmaak afwijkt.
- 04
Stelt de codering voor: grootboekrekening, kostenplaats en btw-behandeling, op basis van hoe u eerdere facturen van deze leverancier heeft geboekt.
- 05
Zet de factuur klaar ter fiattering bij de juiste persoon, volgens uw eigen mandaatregels.
- 06
Facturen die zonder verschil door de controle komen, kunnen na uw expliciete akkoord doorlopen. De rest gaat altijd langs een mens.
Een boekhoudpakket met een koppeling, zoals Exact, Twinfield, Moneybird of Snelstart, en inkooporders die daadwerkelijk in het systeem worden vastgelegd. Zonder inkooporder is er niets om tegen te controleren; dan blijft er codering en dubbelcontrole over.
Wij zetten geen betalingen klaar en wij raken uw bankomgeving niet aan. De agent stopt bij de geboekte en gefiatteerde factuur.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Wij gebruiken al een scanoplossing.
Prima. De agent vervangt die niet per se, maar pakt op waar die ophoudt: de inhoudelijke controle tegen order en ontvangst.
Wat gebeurt er bij een verschil?
Dan wordt de factuur niet geboekt. Hij komt in de werkbak met het verschil erbij en, als u dat wilt, een concept-mail naar de leverancier.
Blijft onze accountant hierbij aangesloten?
Ja. De boekingen komen in uw eigen pakket terecht, in de structuur die met uw accountant is afgesproken.