Stilzwijgend verlengd,
omdat niemand op de datum lette.
Contracten kosten zelden geld op het moment dat u ze tekent. Ze kosten geld op de datum die daarna nooit meer iemand bekijkt: de opzegtermijn, de indexering die niet is doorgevoerd, de verlenging die vanzelf ging.
De contracten staan in een map op de server of in uw documentsysteem. Belangrijke data staan soms in een Excel, bijgehouden door iemand die er goed in is.
Die Excel is niet het probleem, het bijhouden is het probleem. De voorwaarden zitten in de PDF, in artikel 9 lid 3, in andere bewoordingen per contract. Niemand leest zestig contracten opnieuw om te controleren welke indexering dit jaar had gemogen of welke opzegtermijn over twee maanden verstrijkt.
Stap voor stap.
- 01
Leest uw contracten en abonnementen uit en haalt de bepalingen eruit die om een datum vragen: looptijd, opzegtermijn, verlenging, indexering, prijsafspraak.
- 02
Zet ze in één overzicht, met per bepaling de verwijzing naar de plek in het document.
- 03
Meldt op tijd wat er besloten moet worden, met de termijn die u zelf aangeeft.
- 04
Rekent bij indexering door wat de afgesproken clausule dit jaar oplevert.
- 05
Zet de opzegging, verlenging of indexeringsbrief als concept klaar.
- 06
Signaleert contracten waar de bepaling niet eenduidig te lezen is, in plaats van er een aan te nemen.
De contracten digitaal op één plek, en iemand bij u die kan aanwijzen welke contracten meedoen. Papieren contracten in een ordner moeten eerst gescand worden; dat is werk vooraf dat wij eerlijk begroten.
Wij geven geen juridisch advies en wij zeggen niets op. De agent leest, signaleert en bereidt voor. Wat u met een contract doet, blijft een besluit van u of van uw jurist.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Is dit een contractmanagementsysteem?
Nee. Er komt geen nieuw pakket bij dat gevuld en bijgehouden moet worden. De agent leest de documenten die u al heeft.
Mag een AI onze contracten lezen?
Dat regelen wij binnen dezelfde afspraken als de rest: uw documenten blijven in uw omgeving en er wordt niet mee getraind. Wat er precies verwerkt wordt, staat in de verwerkersovereenkomst.
Wat als een clausule voor meerdere uitleg vatbaar is?
Dan geeft de agent geen uitkomst, maar legt hij de tekst voor met de vraag erbij. Dat is precies het geval waar u zelf naar wilt kijken.