Aanmanen kan elk pakket.
Weten wie u níét moet aanmanen is het punt.
Debiteurenbeheer blijft liggen omdat het ongemakkelijk is. En de automatische herinneringsmodule wordt uitgezet nadat hij één keer een aanmaning stuurde naar de klant die net een klacht had ingediend.
Uw boekhouding weet precies welke facturen openstaan en hoe lang. Vrijwel elk pakket kan daar automatisch een herinnering op sturen.
Die herinnering weet niets. Niet dat deze klant altijd op dag veertig betaalt en dat dat prima is. Niet dat er over deze factuur een discussie loopt bij uw servicedesk. Niet dat deze klant volgende week een grote order plaatst. Daarom wordt de module uitgezet en doet iemand het handmatig, tot het te druk wordt.
Stap voor stap.
- 01
Loopt dagelijks de openstaande posten na en bepaalt per klant wat het normale betaalgedrag is.
- 02
Controleert of er over de factuur een openstaande klacht, creditverzoek of mailwisseling loopt en houdt die posten tegen.
- 03
Weegt de klantrelatie mee: omvang, historie, lopende orders, eerdere afspraken over uitstel.
- 04
Stelt de herinnering op in de toon die u per klantgroep vastlegt, van vriendelijk rappel tot formele aanmaning.
- 05
Zet de mails gebundeld in de werkbak, zodat iemand van u in vijf minuten de hele ronde afvinkt.
- 06
Houdt bij welke aanpak bij welke klant tot betaling leidt en meldt de posten die naar incasso of naar u persoonlijk moeten.
Een boekhoudpakket waaruit de openstaande posten en de betaalhistorie te halen zijn, en toegang tot de mailbox waar discussies over facturen binnenkomen. Dat tweede is wat het verschil maakt met de standaardmodule.
Wij versturen geen aanmaningen zelfstandig en wij dragen niets over aan een incassopartij. Een betalingsherinnering is contact met uw klant. Dat blijft van u.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Kan dit ook bellen of appen?
Nee. De agent bereidt voor, in de kanalen die u al gebruikt voor schriftelijk contact. Bellen doet uw mens, met de belnotitie erbij.
Wat als een klant terugmailt?
Dan komt dat antwoord bij uw mens terecht, met de factuurgegevens en de historie eronder. De agent voert geen discussie over geld.
Levert dit echt kortere betaaltermijnen op?
Meestal wel, maar minder door de toon dan door de regelmaat: de ronde wordt eindelijk elke week gedaan in plaats van als het uitkomt.