Orders komen binnen als mail.
Uw ERP wil ze als regels.
Tussen de bestelling van uw klant en de order in uw systeem zit een mens die overtypt. Dat is het traagste en foutgevoeligste stuk van de hele keten, en het is precies het stuk dat niemand ooit heeft ingericht.
Uw ERP kan orders aanmaken, voorraad reserveren, een orderbevestiging sturen en de kredietlimiet bewaken. Zodra de order erin staat, gaat het goed.
De order staat er alleen niet in. Hij staat in een mail, in een PDF met het briefpapier van de klant, in een Excel-bestand of in een bestelportaal waar iemand hem uit moet halen. Elke klant doet het net anders. Het overtypen kost een paar minuten per order en levert de fouten op die u pas ziet bij de levering.
Stap voor stap.
- 01
Haalt de orderregels uit de bestelling, of die nu als mailtekst, PDF of bijlage binnenkomt.
- 02
Koppelt de artikelomschrijving van de klant aan uw eigen artikelnummers, ook als de klant een eigen codering gebruikt.
- 03
Controleert voorraad, levertijd en kredietlimiet voordat de order wordt aangemaakt.
- 04
Legt de order als concept aan in uw ERP, met de bronmail eraan gekoppeld zodat alles herleidbaar blijft.
- 05
Markeert elke regel waar twijfel over is en laat de rest ongemoeid.
- 06
Uw binnendienst controleert de gemarkeerde regels en bevestigt de order.
Een ERP met een koppeling waarin orders aangemaakt kunnen worden, en een artikelbestand dat op orde is. Klantspecifieke artikelcoderingen zijn geen probleem, mits ze ergens vastgelegd kunnen worden. Dat bouwen wij tijdens de eerste fase op.
Wij laten een order niet automatisch doorlopen naar productie of verzending zonder dat iemand hem heeft bevestigd. En bij een klant die voor het eerst bestelt, of bij een regel die de agent niet zeker kan matchen, stopt het altijd bij een mens.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Elke klant bestelt anders. Kan dat?
Ja, dat is juist de reden dat een agent hier beter werkt dan een vaste import. Er hoeft geen vast formaat afgesproken te worden met uw klanten.
Wat gebeurt er bij een artikel dat niet gevonden wordt?
Dan wordt die regel gemarkeerd en blijft hij leeg. De agent kiest nooit zelf een artikel dat er ongeveer op lijkt.
Blijft de originele bestelling bewaard?
Ja. Bij elke order zit de bronmail of het brondocument, zodat u bij een discussie altijd terug kunt naar wat de klant echt gestuurd heeft.