Klantenservice automatiseren,
inclusief wat er ná het antwoord komt.
De meeste oplossingen voor klantenservice schrijven een antwoord. Het werk zit daar meestal niet. Het zit in wat je moet opzoeken voordat je kunt antwoorden, en in wat je daarna nog in vier schermen moet regelen.
Uw mailbox sorteert, uw webshop toont de order, uw boekhouding kent de factuur. Alle informatie ligt er. Een medewerker haalt het alleen bij elkaar.
Een klant mailt over een levering die niet klopt. Om te kunnen antwoorden moet iemand de order zoeken, de verzendstatus checken, kijken of het binnen de garantie valt, het retourbeleid nalezen en beoordelen of dit een uitzondering is. Dat is geen typewerk. Dat is een besluit.
Stap voor stap.
- 01
Leest de binnenkomende mail en bepaalt waar hij over gaat.
- 02
Zoekt de klant en de bijbehorende orderhistorie op in uw webshop en boekhouding.
- 03
Toetst het geval aan uw eigen beleid: levertermijn, garantie, retouren, uitzonderingen die u zelf heeft vastgelegd.
- 04
Schrijft het antwoord in de toon die u aangeeft, met alleen feiten die uit uw systemen komen.
- 05
Zet de vervolgactie klaar: creditnota, retourmelding, nieuwe verzending of een interne escalatie.
- 06
Alles komt in de werkbak. Uw medewerker leest, past aan waar nodig en verstuurt.
Een gedeelde mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace, een webshop of ERP waar de orders in staan, en iemand bij u die kan uitleggen hoe de uitzonderingen nu worden afgehandeld. Dat laatste is het belangrijkste. Zonder uw beleid kan de agent niets toetsen.
Wij zetten geen chatbot op uw site die zelf klanten te woord staat. En wij laten niets automatisch versturen, behalve een kleine, vooraf vastgelegde groep eenvoudige antwoorden waar u zelf expliciet akkoord op geeft. De rest gaat altijd langs een mens.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Vervangt dit onze klantenservicemedewerkers?
Nee. Het haalt het opzoekwerk weg. Uw mensen houden de uitzonderingen en het contact dat er echt toe doet.
Werkt dit met onze bestaande mailbox?
Ja, de agent draait op uw bestaande gedeelde mailbox. U hoeft niet over naar een ticketsysteem.
Wat als de agent iets niet weet?
Dan schrijft hij geen antwoord. Elke bewering moet herleidbaar zijn naar een aanroep in uw eigen systemen. Kan dat niet, dan gaat het geval naar een mens.