U hoort dat het te laat is
van uw eigen klant.
Een inkooporder de deur uit is niet hetzelfde als goederen op de kade. Tussen die twee zit een bevestiging die niemand regel voor regel naleest en een leverdatum die stilletjes opschuift.
Uw ERP registreert de inkooporder met de verwachte leverdatum en boekt de ontvangst af. U kunt een lijst openstaande orders opvragen.
Die lijst zegt wat u besteld heeft, niet wat de leverancier heeft toegezegd. De bevestiging kwam per mail, met een andere prijs op regel drie en een leverdatum die twee weken later ligt. Zolang niemand die twee documenten naast elkaar legt, ontdekt u het verschil pas bij de ontvangst of bij de factuur.
Stap voor stap.
- 01
Legt de orderbevestiging van de leverancier regel voor regel naast uw eigen inkooporder.
- 02
Meldt de verschillen die ertoe doen: prijs, aantal, artikel, leverdatum, verpakkingseenheid.
- 03
Werkt de toegezegde leverdatum bij in uw ERP als die afwijkt van de oorspronkelijke.
- 04
Bewaakt de openstaande orders en signaleert wanneer een toegezegde datum verstrijkt zonder ontvangst.
- 05
Zet een rappelmail naar de leverancier als concept klaar, met de ordergegevens erin.
- 06
Bouwt per leverancier een beeld op van hoe vaak toezeggingen kloppen, met de onderliggende orders erbij.
Inkooporders in uw ERP en een mailbox waar de orderbevestigingen binnenkomen. Als bevestigingen nu bij individuele inkopers in de persoonlijke mailbox landen, spreken wij eerst één centrale plek af.
Wij sturen niet uit eigen beweging klachten of aanmaningen naar uw leveranciers. De relatie met een leverancier is te belangrijk om aan een automatische mail over te laten. De agent signaleert en stelt op, u verstuurt.
Benieuwd of dit bij uw systemen past? Dat checken wij eerst.
Over deze oplossing.
Onze leveranciers bevestigen per PDF, elk in een eigen opmaak.
Dat is normaal en geen bezwaar. De agent leest de PDF uit; er hoeft geen vast formaat afgesproken te worden.
Wat als de leverancier helemaal niet bevestigt?
Ook dat is een signaal. Blijft een bevestiging uit binnen de termijn die u aangeeft, dan komt de order in de werkbak.
Krijgen wij hier leveranciersbeoordelingen uit?
U krijgt de feiten: toegezegd versus geleverd, per leverancier, met de orders erbij. Wat u daarmee doet in het inkoopgesprek is aan u.