ROI van AI-automatisering: een concrete rekensom

Een AI-agent bouwen kost geld. Dat weet u. Wat u wilt weten, is hoeveel u er tegenover staat. Niet in vage beloftes, maar in euro's per jaar. Die berekening is minder ingewikkeld dan ze lijkt, als u het in de juiste volgorde aanpakt.

Stap één: stel vast wat het nu kost

Kies één proces. Niet uw hele administratie, maar één ding. Zeg: het verwerken van binnenkomende orders. Beantwoord dan drie vragen: hoe vaak gebeurt dit per week, hoeveel minuten kost het per keer, en wie doet het?

Stel: uw binnendienst verwerkt 60 orders per week. Elke order kost gemiddeld 12 minuten: controleren, inboeken in Exact, bevestigingsmail sturen. Dat is 720 minuten per week, ofwel 12 uur. Bij een all-in uurtarief van € 32 voor die medewerker kost dit u € 384 per week, of ruim € 20.000 per jaar. Voor één proces.

Stap twee: schat wat de agent overneemt

Een agent neemt zelden 100% over. Dat hoeft ook niet. Ga uit van een aandeel dat u zelf conservatief inschat: standaardorders volledig voorbereid, uitzonderingen naar de medewerker. In dit rekenvoorbeeld nemen wij 70 procent. Dan bespaart u 8,4 uur per week, oftewel € 269 per week of circa € 14.000 per jaar.

“Een agent hoeft niet alles over te nemen. Ook bij 70 procent kan de rekensom al kloppen, mits u de doorlopende kosten meeneemt.”

Stap drie: zet de investering ertegenover

Bij ons begint dat met een procesanalyse van € 800: we brengen het proces, de aantallen en de systemen in kaart. Daarna krijgt u een vaste prijs voor de bouw, vanaf € 1.500, afhankelijk van het aantal stappen en koppelingen, bijvoorbeeld met uw boekhoudpakket. Daarnaast zijn er doorlopende kosten voor modelgebruik en, als u dat uitbesteedt, onderhoud. Prijzen excl. btw.

Reken het door, met aannames als rekenvoorbeeld: procesanalyse € 800 plus een bouwprijs van € 6.000, en € 300 per maand aan doorlopende kosten. Jaar één: totaalkosten € 10.400. Besparing: € 14.000. Netto voordeel in jaar één: ruim € 3.500. Jaar twee en verder: besparing € 14.000, kosten € 3.600, netto voordeel circa € 10.000 per jaar. In dit voorbeeld is de eenmalige investering na minder dan negen maanden terugverdiend. Met uw eigen aantallen kan dat korter of langer uitvallen.

Wat u niet in de rekensom ziet

De besparing in euro's is het makkelijke deel. Wat de berekening niet vat, is wat uw medewerker met die 8,4 uur per week gaat doen. Als die tijd gaat naar klantgesprekken, offertes of complexere taken, is de werkelijke opbrengst hoger dan € 14.000. Soms aanzienlijk hoger. Maar dat is moeilijker te voorspellen, en ik vind het onverstandig om daar in een businesscase op te rekenen.

• ·Minder fouten: bij handmatige invoer sluipen er onvermijdelijk fouten in. Een agent maakt die niet als de invoer klopt.
• ·Minder verzuim: repetitief administratief werk is één van de bekende oorzaken van uitval. Minder routinelast vermindert die druk.
• ·Schaalbaarheid: als het ordervolume verdubbelt, schaalt de agent mee. Een tweede medewerker inhuren hoeft niet.

De rekensom zelf maken

U kunt dit zelf uitrekenen voor elk proces in uw bedrijf. Neem een blad papier: frequentie per week, minuten per keer, all-in uurloon, automatiseringspercentage. Dat zijn de vier getallen die u nodig heeft. Wie daarna nog twijfelt over de businesscase, twijfelt doorgaans niet over het geld, maar over de uitvoering. Dát is het gesprek dat de moeite waard is.