Twinfield en AFAS koppelen: werkwijze voor een AI-agent

Uw medewerker leest een factuur uit de mailbox, zoekt de leverancier op in de administratie en controleert bedragen, referenties en afspraken. Een AI-agent kan dat voorwerk ondersteunen, mits hij de juiste gegevens uit uw boekhoudpakket mag ophalen. De koppeling bepaalt wat hij werkelijk kan lezen en klaarzetten.

Gaat het om een Twinfield–AFAS-interface of om een AI-agent?

Bij een interface tussen Twinfield en AFAS wilt u gegevens van het ene pakket naar het andere overbrengen, bijvoorbeeld relaties of financiële gegevens. Begin met de richting: wat gaat van AFAS naar Twinfield, wat moet terug en welk pakket beheert het oorspronkelijke gegeven? Een vaste gegevensoverdracht kan vaak met gewone integratielogica worden ingericht. Daar is niet voor iedere stap AI bij nodig.

AI wordt relevant wanneer de invoer wisselend is: een e-mail, een factuurbijlage of een tekst die eerst geïnterpreteerd moet worden. De agent maakt daar een voorstel van. Daarna gelden dezelfde eisen aan herkenning, controle en verwerking als bij een andere koppeling. De voorbeelden hieronder zijn ontwerpvoorbeelden; het zijn geen resultaten van een specifieke klantimplementatie.

Twinfield: administratie en boekingsinrichting afspreken

Twinfield documenteert XML-webservices, waaronder ProcessXml voor het verwerken van XML-berichten. Welke functie nodig is, hangt af van de gegevens die u wilt uitwisselen. Leg vooraf vast in welke administratie de koppeling werkt en hoe relaties, grootboekrekeningen en eventuele kostenplaatsen worden herkend. Zie de Twinfield-documentatie voor XML-webservices.

Voorbeeld: een factuur uit de mailbox wordt naast de leverancier en bestaande administratiegegevens gelegd. De agent zet de voorgestelde verwerking klaar met de gevonden gegevens. Als de leverancier niet eenduidig wordt herkend of een boekingscode ontbreekt, moet de medewerker dat kunnen oplossen voordat er iets wordt verwerkt. Een overtuigend geformuleerde suggestie is nog geen geldige boeking.

AFAS: ophalen en wijzigen apart inrichten

Met een GetConnector bepaalt u welke velden uit een gegevensverzameling beschikbaar zijn om op te halen. AFAS ondersteunt daarvoor SOAP- en REST-aanroepen. Een UpdateConnector kan records toevoegen, wijzigen of verwijderen; de toegestane bewerkingen verschillen per connector. De AFAS-beheerder controleert daarom de beschikbare connector en de benodigde velden voor iedere beoogde handeling.

Leg het doel vast voordat toegang wordt ingericht: bijvoorbeeld een relatie opzoeken, een dossier aanvullen of een financiële verwerking voorbereiden. Controleer daarna de App Connector, autorisatie en de gekozen Get- of UpdateConnector met de beheerder. Beschikbaarheid van één connector betekent niet dat de koppeling automatisch alle modules mag lezen of wijzigen.

Exact Online: ook de administratie hoort bij de koppeling

Exact Online heeft een REST API. Bepaal met uw beheerder welke beschikbare onderdelen bij de taak passen en voor welke administratie of divisie de koppeling wordt ingericht. Toegang tot een pakket en toegang tot de juiste gegevens zijn verschillende controles. Spreek ook af wie toegang beheert wanneer een medewerker vertrekt of een administratie verandert.

Van brongegeven naar controleerbaar voorstel

• ·Bron: wijs per gegeven het leidende systeem aan. Een adres in de mailbox hoeft niet het officiële factuuradres te zijn.
• ·Herkenning: gebruik afgesproken relatie- en documentkenmerken. Alleen een bedrijfsnaam vergelijken is niet altijd voldoende.
• ·Veldmapping: leg vast hoe gegevens in het ene systeem overeenkomen met velden in het andere. Laat de beheerder voorbeelden controleren.
• ·Voorstel: toon de gebruikte gegevens, de beoogde wijziging en ontbrekende informatie bij elkaar.
• ·Goedkeuring: een bevoegde medewerker beoordeelt de uitgaande actie. Bij FactumAI vervalt die stap niet na een proefperiode.
• ·Verwerking: leg de uitkomst vast en maak onderscheid tussen gelukt, afgewezen en een onzekere uitkomst.

Wat moet er gebeuren bij een fout of dubbele invoer?

Een ontwerpvoorbeeld: hetzelfde document komt tweemaal binnen. De koppeling moet kunnen herkennen dat het eerder is behandeld, zodat er geen tweede verwerking ontstaat. Gebruik daarvoor een passende combinatie van bronreferentie, administratie en documentidentificatie. Welke combinatie betrouwbaar is, moet met uw echte documenten worden getest.

Een tweede voorbeeld: een verzoek is verstuurd, maar het systeem geeft geen antwoord terug. Dan is opnieuw versturen niet automatisch de juiste stap. Controleer eerst of de verwerking toch is uitgevoerd. Spreek af wie een onzekere uitkomst beoordeelt en hoe die medewerker verder kan zonder dubbele boeking. Deze foutafhandeling hoort bij de bouw van de koppeling.

Wat levert u aan voor een werkbare scope?

• ·Eén afgebakende taak en de betrokken pakketten en administraties.
• ·Representatieve voorbeelden, inclusief een ontbrekend veld, een dubbel document en een uitzondering.
• ·De gegevens die gelezen moeten worden en de wijziging die na akkoord mag plaatsvinden.
• ·Een beheerder die de inrichting, rechten en gekozen velden kan bevestigen.
• ·Een afgesproken testomgeving of andere gecontroleerde testopzet en een verantwoordelijke voor goedkeuring.

De bouwtijd en kosten hangen af van deze scope, de beschikbare toegang en het aantal uitzonderingen. Een koppeling voor één gegevensstroom vraagt een andere inrichting dan een proces dat meerdere administraties en systemen bijwerkt. Bekijk een AI-agent laten bouwen of factuurverwerking automatiseren voor het proces waarin de koppeling wordt gebruikt.